Форматирование сообщений

Электронные сообщения могут быть отправлены в одном из трех форматов: HTML, Обычный текст (Plain Text) или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook поддерживает все три формата. Другие программы электронной почты могут поддерживать только один из перечисленных форматов.

В Outlook формат HTML является форматом по умолчанию. HTML поддерживает форматирование текста, числа, таблицы, рисунки и фоновые изображения в теле сообщения, стили и бланки. Наиболее популярные программы поддерживают сообщения формата HTML.
Формат Outlook Rich Text Format поддерживает базовые параметры форматирования, включая форматирование текста, таблицы, числа, фоновые цвета и тени. Формат Rich Text Format поддерживается некоторыми почтовыми клиентами Microsoft, включая Outlook 97 и Outlook 2000. Программа Microsoft Outlook Express, распространяемая с несколькими версиями Microsoft Windows, поддерживает только форматы HTML и Обычный текст (Plain Text).
Формат Обычный текст (Plain Text) поддерживается всеми программами, работающими с электронной почтой, однако, как видно из названия формата, сообщения в этом формате не поддерживают ни один вид форматирования.

В большинстве случаев формат HTML будет отвечать вашим требованиям. Так или иначе, Microsoft рекомендует использовать формат HTML как для отправки сообщений через Internet, так и при обращении к серверу Microsoft Exchange. При отправке сообщения в формате HTML пользователю c почтовой программой, не поддерживающей формат HTML, сообщение в программе этого получателя будет отображаться в формате Обычный текст (Plain Text). Outlook автоматически преобразует сообщения в формате RTF, отправляемые через Internet, в формат HTML. Когда вы отвечаете на сообщение или пересылаете его, Outlook по умолчанию использует формат исходного сообщения. Тем не менее вы можете выбирать формат для любого отправляемого вами сообщения.

При отправке сообщений в формате HTML вы можете улучшить внешний вид сообщений, используя бланки и шаблоны. Используя бланк, вы можете указывать набор шрифтов, таблиц, фоновых цветов, горизонтальных линий, рисунков и других элементов, которые вы хотите использовать в исходящих сообщениях.
Вы можете выбрать бланк из имеющегося в программе набора, изменить, создать бланк или загрузить новые бланки из Internet. Если вы используете Word в качестве редактора электронных сообщений, вы можете выбрать бланк из набора дополнительных бланков, доступных в Word.

Важно! В курсе подразумевается, что вы используете Microsoft Word как редактор электронных сообщений по умолчанию. Если это не так, вы можете установить Word в качестве редактора по умолчанию, выбрав Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), открыв вкладку Сообщение (Mail Format), отметив опцию Использовать Microsoft Word как редактор сообщений (Use Microsoft Word to edit e-mail messages) и нажав OK.

В этом упражнении вы будете использовать Word как редактор сообщений по умолчанию для создания сообщений в форматах HTML, Rich Text и Обычный текст (Plain Text). Вы также будете составлять сообщения с использованием бланков и шаблонов. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.

Если программа Outlook не открыта, запустите ее сейчас. Затем, если необходимо, разверните ее окно.
В панели Outlook щелкните на значке Входящие (Inbox)
. Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Message)
. Появится форма пустого сообщения.

увеличить изображение
Щелкните на теле сообщения и введите Ух ты! Вы уже видели новые розы? По умолчанию, текст отформатирован шрифтом Arial размером 10 пикселей.
Перетащите серую область панели форматирования влево до конца, чтобы можно было видеть остальные ее кнопки.
Выделите фразу "Ух ты!" и измените размер ее шрифта, нажав кнопку списка в поле Размер (Font Size)
и выбрав 16.
Нажмите кнопку списка справа от кнопки Цвет шрифта (Font Color)
и щелкните на красном квадратике.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от строки Формат сообщения (Message Format) и выберите Обычный текст (Plain Text). Появится окно с сообщением о том, что формат Обычный шрифт (Plain Text) не поддерживает некоторые элементы форматирования в сообщении, как показано на следующем рисунке.

Совет. Вы можете отключить появление этого сообщения в дальнейшем. Для этого перед нажатием кнопки Продолжить (Continue) отметьте опцию Больше не выводить это окно (Don't show this dialog box again).
Нажмите кнопку Продолжить (Continue).

К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст) размера 10 пикселей, и панель Форматирование станет недоступна.

увеличить изображение
В панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от строки Формат сообщения (Message Format) и выберите Формат RTF (Rich Text).

Формат сообщения будет изменен на формат RTF (Rich Text), однако текст останется в Обычном формате (Plain Text). Теперь вы можете воспользоваться панелью Форматирование для изменения стиля или других элементов форматирования текста.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне формы сообщения и нажмите Нет (No) в появившемся окне предупреждения о сохранении черновика сообщения. Форма сообщения закроется.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options).

Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Выберите вкладку Сообщение (Mail Format).

В области Формат сообщения (Message Format) нажмите кнопку списка поля Создать сообщение в формате (Compose in this message format), выберите Обычный текст (Plain Text) и нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Формат Обычный текст (Plain Text) теперь установлен как формат создаваемых сообщений по умолчанию.
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Message). Появится форма сообщения с выбранным форматом Обычный текст (Plain Text).
Нажмите кнопку Закрыть (Close). Форма сообщения закроется.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Откройте вкладку Сообщение (Mail Format).
В области Формат сообщения (Message Format) нажмите кнопку списка справа от поля Создать сообщение в формате (Compose in this message format) и выберите HTML.
В области Шрифты и бланки (Stationery and Fonts) нажмите кнопку списка справа от поля Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery by default), выберите Ясный день (Clear Day) и нажмите OK.

Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.

При создании новых сообщений теперь будет использоваться формат HTML и бланк "Ясный день".
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Message). Появится форма сообщения с фоном "Ясное небо".

увеличить изображение
Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей. По умолчанию, текст будет отображаться шрифтом Arial размера 10 пикселей (стиль Обычный (Normal) для этого бланка). Совет. Вы можете изменять бланк сообщения. Откройте вкладку Сообщение (Mail Format) в диалоговом окне Параметры (Options), нажмите кнопку Выбор бланка (Stationery Picker). Чтобы редактировать имеющийся бланк, щелкните на нужном вам бланке, нажмите кнопку Изменить (Edit), установите шрифт, фон, форматирование цветом и нажмите OK. Чтобы создать новый бланк, нажмите кнопку Создать (New) в диалоговом окне Выбор бланка (Stationery Picker) и следуйте инструкциям в открывшемся мастере.
В меню Формат (Format) выберите Тема (Theme). Появится диалоговое окно Тема (Theme).
В списке Выберите тему (Choose a Theme) щелкните на теме Затмение (Eclipse). В диалоговом окне Тема (Theme) появится предварительный просмотр темы Затмение (Eclipse).
В списке Выберите тему (Choose a Theme) выберите Природа (Nature) и нажмите OK. Диалоговое окно Тема (Theme) закроется, и к сообщению будет применена тема Природа (Nature) вместо бланка Ясный день (Clear Day).
В теле сообщения нажмите клавишу (Enter), введите Летний пикник компании "Все для сада", нажмите (Enter), введите 24 июня - с 11 до 17 часов, и нажмите (Enter) еще раз.
Щелкните на первой строке текста и в панели Форматирование нажмите кнопку По центру (Center)
. Теперь строка расположена по центру в теле сообщения.
Щелкните на второй строке текста и в панели Форматирование нажмите кнопку списка справа от поля Стиль (Style) и выберите Заголовок 1 (Heading 1). К строке будет применен стиль Заголовок 1 (Heading 1). Совет. Если вы не нашли поле Стиль (Style), нажмите кнопку Параметры панелей инструментов (Toolbar Options)
, чтобы отобразить ниспадающее меню с набором дополнительных кнопок, и установите стиль заголовка.

Теперь поле Стиль (Style) добавится к основному набору кнопок в видимой части панели инструментов Форматирование.
Щелкните на третьей строке текста, на панели инструментов Форматирование нажмите кнопку списка справа от поля Стиль (Style) и выберите Заголовок 3 (Heading 3). Теперь к строке применен стиль форматирования Заголовок 3 (Heading 3). Сообщение выглядит следующим образом.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в форме сообщения и нажмите Нет (No) в окне предупреждения о сохранении черновика сообщения. Форма сообщения закроется, черновик не будет сохранен.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options) и откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (Mail Format).
В области Шрифты и бланки (Stationery and Fonts) нажмите кнопку списка справа от поля Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery by default), выберите <нет> (<None>) вверху списка и нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Теперь при создании сообщений будет использоваться формат HTML без применения бланков.

Содержание раздела