Использование личных папок и адресных книг

Элементы, создаваемые вами в Outlook - сообщения, встречи, задачи, заметки и записи в дневнике - хранятся либо на сервере вашей сети, либо на жестком диске вашего компьютера.

Если ваша информация хранится на сервере (в этом случае в вашей сети используется сервер Microsoft Exchange), она является частью файла, именуемого личным архивом (private store). Вы можете иметь доступ к вашему архиву только тогда, когда вы подключены к серверу.
Если ваша информация хранится на вашем компьютере, она находится в файле личных папок (Personal Folders file), который имеет расширение .pst. По умолчанию, файлом личных папок является Outlook.pst. Этот файл доступен вам вне зависимости от того, подключены вы к вашему провайдеру или нет.

При работе как на компьютере в сети, так и на отдельном компьютере вы можете создавать файлы личных папок для хранения элементов Outlook на жестком диске вашего компьютера. Если вы работаете в сети, вам может понадобиться сделать какие-либо файлы доступными на вашем компьютере независимо от того, присоединены вы к серверу, или нет, например, если вы используете компьютер типа "лэптоп" и дома, и на работе. Если вы работаете не в сети, эта возможность может вам пригодиться в случае, если вам нужно хранить все элементы, относящиеся к определенному проекту в отдельном файле личных папок. В данном случае вы можете хранить этот файл отдельно от других элементов Outlook, либо вы можете скопировать этот файл на другой компьютер.

С такими же целями вы можете создать личную адресную книгу (Personal Address Book) для хранения адресов электронной почты и списков рассылки отдельно от папки с контактами. Файлы личной адресной книги имеют расширение .pab и могут храниться локально на вашем компьютере.

NextShow, ReNextShow, Поездки, GardenCo

В этом упражнении вы будете создавать файл личных папок, перемещать сообщения и папки в новый файл, добавлять личную адресную книгу и создавать личный список рассылки.

В меню Файл (File) выберите Импорт и экспорт (Import and Export).

Появится окно Мастера импорта и экспорта (Import and Export Wizard).
В списке Выберите нужное действие (Choose an action to perform) щелкните на строке Импорт из другой программы или файла (Import from another program or file) и нажмите Далее (Next).

Появится следующая страница Мастера импорта и экспорта (Import and Export Wizard).
В списке Выберите файл для импорта (Select file type to import from) щелкните на строке Файл личных папок (.pst) (Personal Folder File [.pst]) и нажмите Далее (Next).
В следующем окне Мастера импорта и экспорта (Import and Export Wizard) нажмите кнопку Обзор (Browse).

Появится диалоговое окно Открыть личные папки (Open Personal Folders).
Нажмите кнопку списка справа от поля Папка (Look In), перейдите в папку Office XP SBS\Outlook\Chap26, щелкните на папке Поездки и нажмите кнопку Открыть (Open).

Диалоговое окно Открыть личные папки (Open Personal Folders) закроется, и путь к выбранной папке появится в поле Импортировать из файла (File to import).
В окне Мастера импорта и экспорта (Import and Export Wizard) убедитесь, что выбрана опция Заменять дубликаты при импорте (Replace duplicates with items imported) и нажмите Далее (Next).
В списке Импортировать из папки (Select the folder to import from) выберите папку Поездки и нажмите Готово (Finish).

Папка Поездки будет добавлена в ваш Список папок (Folder List). (Если Список папок [Folder List] не отображается, включите его из меню Вид [View].)
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options) и в появившемся окне откройте вкладку Настройка почты (Mail Setup).
Щелкните на кнопке Файлы данных (Data Files), чтобы отобразить диалоговое окно Файлы данных Outlook (Outlook Data Files).
Нажмите кнопку Добавить (Add) и в диалоговом окне Создание файла данных Outlook (New Outlook Data File) нажмите OK, чтобы создать файл личных папок.

Появится диалоговое окно Создание или открытие файла данных Outlook (Create or Open Outlook Data File).
В поле Имя файла (File name) введите personal.pst и нажмите OK.

Появится диалоговое окно Создание личных папок Microsoft (Create Microsoft Personal Folders).
В поле Имя (Name) введите MikeG в качестве имени этого файла и нажмите OK.

Появится диалоговое окно Файлы данных Outlook (Outlook Data Files) с новым файлом личных папок.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) и в диалоговом окне Параметры (Options) нажмите OK.

Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
В Списке папок (Folder List) дважды щелкните на файле MikeG.

Содержимое файла личных папок отобразится в почтовом ящике (на данный момент этот файл пуст), и в Списке папок (Folder List) развернется соответствующая папка.

По умолчанию, файл личных папок содержит свою собственную папку Удаленные (Deleted Items).

увеличить изображение
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие (Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
Щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine Turner и затем, удерживая клавишу (Ctrl), щелкните на сообщении "RE: Предстоящая демонстрация". Сообщения выделятся.
На панели инструментов нажмите кнопку Переместить в папку (Move to Folder) и выберите в появившемся меню пункт Переместить в папку (Move to Folder). Появится диалоговое окно Перемещение элементов (Move Items).
В списке Переместить выделенные элементы в папку (Move the selected items to the folder)
щелкните на папке MikeG и нажмите OK. Диалоговое окно Перемещение элементов (Move Items) закроется, и сообщения переместятся в новый файл личных папок.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке MikeG. Отобразится содержимое нового файла личных папок, включая два сообщения, которые вы только что переместили.

В Списке папок (Folder List) перетащите папку Поездки на папку MikeG. Папка и ее содержимое будут перемещены в новый файл личных папок.

увеличить изображение
Теперь вы создадите в Outlook личную адресную книгу. В меню Сервис (Tools) выберите Учетные записи электронной почты (E-mail accounts), чтобы отобразить диалоговое окно Учетные записи электронной почты (E-mail accounts).
Отметьте опцию Добавить новый каталог или адресную книгу (Add new directory or address book) и нажмите Далее (Next).

В окне появится страница Тип каталога или адресной книги (Directory or Address Book Type).
Отметьте опцию Дополнительные адресные книги (Additional Address Books) и нажмите Далее (Next). Появится страница Другие типы адресных книг (Other Address Book Types).
В списке Дополнительные типы адресных книг (Additional Address Book Types) щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address Book) и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно Личная адресная книга (Personal Address Book).
Нажмите кнопку Обзор (Browse), чтобы открыть диалоговое окно Выбор личной адресной книги (Use Personal Address Book).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Папка (Look In), перейдите в папку Office XP SBS\Outlook\Personal, располагающуюся, вероятно, на диске C, щелкните на файле GardenCo и нажмите кнопку Открыть (Open). В поле Путь (Path) диалогового окна Личная адресная книга (Personal Address Book) появится путь к файлу GardenCo.
Нажмите OK, и в появившемся окне сообщения снова нажмите OK. Адресная книга создана, но для ее использования необходимо перезапустить Outlook.
В меню Файл (File) выберите Выход (Exit), чтобы выйти из Outlook.
Дважды щелкните на значке Outlook
на вашем рабочем столе, чтобы запустить Outlook.
В меню Сервис (Tools) выберите пункт Адресная книга (Address Book). Затем нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и выберите пункт Личная адресная книга (Personal Address Book).

Отобразится содержимое личной адресной книги, включая записи Catherine Turner и Kim Yoshida.
На панели инструментов нажмите кнопку Создание адреса (New Entry)
. Появится диалоговое окно Создание адреса (New Entry).
В области Поместить адрес (Put this entry) нажмите кнопку списка справа от поля В список (In the) и выберите в появившемся меню пункт Личная адресная книга (Personal Address Book).
В списке Тип адреса (Select the entry type) выберите пункт Личный список рассылки (Personal Distribution List) и нажмите OK. Появится диалоговое окно Свойства: Создание: Личный список рассылки (New Personal Distribution List Properties).
В поле Имя (Name) введите Team и нажмите кнопку Изменить состав (Add/Remove Members).

Появится диалоговое окно Список рассылки: Team (Edit Members of Team).
В списке Источник адресов (Show Names from the) выберите Личная адресная книга (Personal Address Book). Имена в личной адресной книге отобразятся в списке Имя (Name). Совет. Вы также можете добавлять записи в ваши личные списки рассылки. В диалоговом окне Список рассылки (Edit Members) выберите в списке Источник адресов (Show Names from the) пункт Контакты (Contacts), чтобы отобразить имена из папки Контакты (Contacts), и затем щелкните на нужных вам именах.
В списке Имя (Name) щелкните на имени Catherine Turner, удерживайте клавишу (Shift) и щелкните на имени Kim Yoshida, а затем нажмите кнопку Состав (Members). Имена будут добавлены в область Личный список рассылки (Personal Distribution List).
Нажмите OK, и затем нажмите OK в диалоговом окне Свойства: Создание: Личный список рассылки (New Personal Distribution List Properties). Адресная книга отображает новый список рассылки. Списки рассылки отображаются жирным шрифтом и обозначены значком, как показано ниже.
Нажмите кнопку Закрыть (Close)
. Окно адресной книги закроется.
На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Message)
. Появится пустая форма нового сообщения.
Нажмите кнопку Кому (To), нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и в появившемся списке выберите Личная адресная книга (Personal Address Book). В списке Имя (Name) отобразится содержимое личной адресной книги.
В списке Имя (Name) щелкните на списке рассылки Team, нажмите кнопку Кому (To) и затем нажмите OK. В поле Кому (To) отобразится список рассылки Team.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) и выберите Нет (No) в окне сообщения о сохранении черновика. Форма сообщения закроется, а черновик сохранен не будет.
Закройте Список папок (Folder List), нажав кнопку Закрыть (Close). Если вы не будете продолжать работу со следующей лекцией, закройте все сообщения, войдите в меню Файл (File) и выберите Выход (Exit), чтобы выйти из Outlook.

Содержание раздела