Планирование и организация встреч
Вы можете использовать календарь Outlook для управления и организации ваших встреч несколькими способами. Вы можете вводить детали о встрече, чтобы запомнить важную информацию, такую как повестка дня на собрание или данные об офисе клиента. Так же, как и при работе с электронными сообщениями, вы можете использовать категории для сортировки ваших встреч. Например, вы можете отнести встречу со стоматологом к категории личных встреч. Outlook содержит набор наиболее общих категорий, включая категории "Дела", "Личные данные" и "Разное", однако вы можете создавать ваши собственные категории, согласно вашим требованиям. При внесении изменений вы можете также перемещать, копировать и удалять встречи.
В этом упражнении вы будете добавлять детали к памятке, присваивать памятке категорию, а также перемещать, копировать и удалять памятку. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.
- Отобразите календарь в окне Outlook и щелкните на дате следующего дня в календарике. Отобразится расписание на следующий день.
- Щелкните на ячейке времени 9:00 (9 A.M.), введите текст Собрание и нажмите (Enter). Памятка добавится в ваш календарь.
- Дважды щелкните на памятке, чтобы отредактировать ее. Появится форма встречи.
- Щелкните на поле Место (Location) и введите текст Конференц- зал 1. Совет. Outlook запоминает названия мест проведения мероприятий, которые вы вводите в поле Место (Location). Вместо того чтобы указывать место заново, вы можете щелкнуть на кнопке списка справа от поля Место (Location) и выбрать нужное место.
- Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Начало (Start time) и выберите из списка 9:30 (9:30 A.M.).
- Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (End time) и выберите из списка 10:30 (10:30 A.M.).
- Убедитесь, что отмечена опция Оповещение (Reminder), и выберите в списке Оповещение (Reminder) пункт 1 час (1 hour).
- Щелкните на области комментариев ниже списка Оповещение (Reminder) и введите примерную повестку дня собрания, наподобие того, как это показано на рисунке.
увеличить изображение - Внизу формы встречи нажмите кнопку Категории (Categories). Появится диалоговое окно Категории (Categories).
- Щелкните на поле Элемент принадлежит следующим категориям (Item[s] belong to these categories), введите Финансы и нажмите кнопку Добавить (Add to List). Категория "Финансы" будет добавлена в список и выделена.
- В списке Имеющиеся категории (Available categories) отметьте опцию Дела (Business) и нажмите OK. Выделенные категории будут добавлены в поле Категории (Categories) в форме встречи.
увеличить изображение - Нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Обновленная памятка добавится в ваш календарь.
- Щелкните на ячейке времени 12:00 (12 P.M.) и введите Завтрак с Сьюзен.
- Наведите указатель мыши на нижнюю границу памятки, и когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 13:00 (1 P.M.) и нажмите (Enter). Памятка добавится в ваш календарь.
- В панели инструментов нажмите кнопку Сегодня (Today). Отобразится расписание на текущий день. В календарике дата следующего дня отображается жирным шрифтом; это означает, что на этот день запланированы встречи.
- Щелкните в календарике на дате завтрашнего дня. Отобразится расписание на следующий день.
увеличить изображение
- Наведите указатель мыши на левую границу памятки "Завтрак с Сьюзен".
Указатель сменится на четырехстороннюю стрелку.
- Перетащите памятку на ячейку 11:30 (11:30 A.M.).
Теперь завтрак запланирован на 11:30.
- Наведите указатель мыши на левую границу памятки Собрание.
Указатель сменится на четырехстороннюю стрелку.
- Удерживая правую кнопку мыши, перетащите памятку на тот же день следующей недели в календарике.
Появится всплывающее меню.
- Выберите в появившемся меню Копировать (Copy).
Отобразится расписание на тот же день следующей недели с памяткой "Собрание".
увеличить изображение
- Щелкните в календарике на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной памяткой "Собрание".
- Щелкните на памятке "Завтрак с Сьюзен" и в панели инструментов нажмите кнопку Удалить (Delete). Памятка будет удалена из вашего календаря.
