Работа в Microsoft Outlook XP

Представления календарей


Outlook предоставляет набор различных представлений для вашего календаря. Чтобы выбрать представление, войдите в меню Вид (View), наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите нужное вам представление.

Выберите это представлениеЧтобы отобразить
День/неделя/месяц (Day/Week/Month) Календарное представление памяток, событий ивстреч на указанный период времени. Это представление является представлением по умолчаниюи включает в себя Панель задач (Task Pad)

.

День/неделя/месяц (савтопросмотром) (Day/Week/Month withAutoPreview) Представление День/неделя/месяц (Day/Week/Month), плюс первая строка комментария для каждого элемента календаря.
Активные встречи (ActiveAppointments) Список встреч и собраний, запланированных на текущий день и на будущее, с деталями в столбцах.
События (Events) Список событий с деталями в столбцах.
Ежегодные события (Annual Events) Список ежегодных событий с деталями в столбцах.
Повторяющиеся встречи (Recurring Appointments) Список повторяющихся встреч с деталями в столбцах.
По категориям (ByCategory) Список всех элементов, сгруппированных по категориям, с деталями в столбцах.
DayCareVisit, TeamMeeting

В этом упражнении вы будете просматривать элементы для указанного промежутка времени, изменять внешний вид вашего календаря, добавлять к памяткам цвета вручную и с использованием правил, а также изменять ваше расписание рабочей недели по умолчанию.

  1. Отобразите календарь в окне Outlook, наведите указатель мыши на правую границу календаря. Когда указатель мыши сменится на двойную стрелку, перетащите границу вправо так, чтобы в календарике был отображен только один месяц.
  2. Перейдите в календарике к месяцу июнь 2002 года, щелкните на числе 18 и нажмите кнопку Рабочая неделя (Work Week)
    в панели инструментов. Календарь отобразит расписание на период с понедельника по пятницу для недели, содержащей выбранную вами дату.


    увеличить изображение

    Обратите внимание, что неделя выделена в календарике.

  3. На панели инструментов нажмите кнопку Неделя (Week).


    Теперь календарь отображает расписание на семидневную неделю, содержащую дату, выбранную вами при нажатии кнопки Неделя (Week). Эта неделя будет выделена в календарике.

  4. Щелкните в календарике слева от воскресенья следующей недели.

    Теперь календарь отображает расписание на следующую неделю.

  5. В панели инструментов нажмите кнопку Месяц (Month)
    . (Если необходимо, нажмите кнопку Параметры панели инструментов [Toolbar Options] справа от панели инструментов и нажмите в появившемся меню кнопку Месяц [Month].)

    Календарь отобразит расписание на текущий месяц, как показано на рисунке ниже.


    увеличить изображение

    Даты текущего месяца отображены белым цветом. Даты предшествующего и последующего месяцев отображены серым цветом. Белый и серый цвета чередуются от месяца к месяцу.
  6. На панели инструментов нажмите кнопку День (Day)
    . Вы увидите привычное представление календаря - расписание на один день; в данном случае отображаются все памятки, записанные на выбранную в шаге 2 дату.
  7. Нажмите кнопку Сегодня (Today)
    . Календарь отобразит расписание на текущий день.
  8. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите представление День/неделя/месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with AutoPreview).
  1. Щелкните на дате следующего дня в календарике. Элементы календаря отобразятся с первой строкой комментария. Если календарь не содержит записей на отображаемую дату, щелкните на любом вторнике после июня месяца 2001 года в календарике, чтобы отобразить встречу "Собрание коллектива", содержащую комментарий.


    увеличить изображение

  2. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите пункт По категориям (By Category). Элементы календаря будут сгруппированы по категориям и отображены в списке в столбцах.
  3. Щелкните на значке (+) слева от категории Личное (Personal). Отобразится элемент в категории Личное (Personal).


    увеличить изображение

  4. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите День/неделя/месяц (Day/Week/Month).


    Календарь отобразит расписание на текущий день.
  5. Перейдите к дате 18 июня 2002 года, добавьте памятку на 11:00 (11:00 A.M.) с названием Собрание и затем дважды щелкните на памятке "Собрание". Появится форма встречи.
  6. Нажмите кнопку списка справа от поля Метка (Label), выберите Служебное (Business) и нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Календарь сохранит обновленную памятку и отобразит ее синим цветом, что говорит о ее служебном назначении.


    увеличить изображение

  7. На панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря (Calendar Coloring)
    и выберите Автоформат (Automatic Formatting). Появится диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting), в котором вы можете создать новое правило форматирования.
  8. Нажмите кнопку Добавить (Add) и в поле Имя (Name) введите Уход за детьми. Правило будет добавлено в список Правила для данного представления (Rules for this view).
  9. В списке Метка (Label) выберите Обязательное посещение (Must Attend) и нажмите кнопку Условие (Condition). Появится диалоговое окно Отбор (Filter).
  10. В поле Искать текст (Search for the word[s]) введите Уход за детьми и нажмите OK. Условие, подразумевающее, что такое форматирование будет применено к элементам, содержащим текст "Уход за детьми", сохранено, и вы вернетесь в диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting), которое теперь выглядит следующим образом:



  11. Нажмите OK. Outlook применит правило автоматического форматирования к вашему календарю и отобразит памятку "Уход за детьми" оранжевым цветом, указывая на то, что она имеет метку "Обязательное посещение".


    увеличить изображение

  12. Теперь вы внесете изменения в вашу рабочую неделю. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
  13. На вкладке Настройки (Preferences) нажмите кнопку Параметры календаря (Calendar Options). Появится диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options).
  14. В области Календарь рабочей недели (Calendar work week) отметьте опцию Вс (Sun) и снимите галочку с опции Пт (Fri).
  15. Убедитесь, что в поле Время начала (Start time) введено значение 8:00 (8:00 AM).


    Затем нажмите кнопку списка справа от поля Время конца (End time) и выберите 4:30 (4:30 РМ). Теперь диалоговое окно выглядит так:



  16. Нажмите OK и в диалоговом окне Параметры (Options) нажмите OK еще раз. Календарь отобразит ваши новые рабочие часы по умолчанию - будет выделен промежуток времени между 8:00 (8:00 AM) и 4:30 (4:30 РМ).
  17. В панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя (Work Week). Представление "Рабочая неделя" отображает дни с воскресенья по четверг, согласно настройкам рабочей недели по умолчанию.
  18. В панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря (Calendar Coloring) и выберите Автоформат (Automatic Formatting). Появится диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting).
  19. Щелкните на правиле "Уход за детьми" и нажмите кнопку Удалить (Delete). Правило удалено.
  20. Нажмите OK. Диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting) закроется.
  21. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
  22. Во вкладке Настройки (Preefrences) нажмите кнопку Параметры календаря (Calendar Options). Появится диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options).
  23. В области Календарь рабочей недели (Calendar work week) снимите галочку с опции Вс (Sun) и отметьте опцию Пт (Fri).
  24. Нажмите OK и в диалоговом окне Параметры (Options) нажмите OK еще раз. Оба диалоговых окна закроются.
  25. Перетащите правую границу календаря влево до тех пор, пока в календарике снова не будут отображаться два месяца одновременно.
  26. В панели инструментов нажмите кнопку День (Day). Отобразится расписание на выбранную в календарике дату. Совет. В каждом часовом поясе отсчет времени ведется с времени по Гринвичу (GMT) или со Всемирного времени (UTC).

    Имейте в виду, что изменение вашего часового пояса в Outlook равносильно изменению часового пояса из Панели управления. Оно отобразится на времени, отображаемом в панели задач Windows и в любых других приложениях Windows.




Содержание раздела